Zgłoszenie patentu może być przygotowane przez twórcę patentu lub – jeżeli prawo do uzyskania patentu zostało przeniesione albo na mocy przepisów przysługuje komuś innemu – przez inny podmiot. W przygotowaniu zgłoszenia może pomóc rzecznik patentowy posiadający odpowiednią wiedzę, który reprezentuje osobę lub podmiot uprawniony do uzyskania patentu.

Przygotowując zgłoszenie patentowe należy pamiętać, że musi ono spełniać szereg wymogów formalnych. Jest to bardzo istotne, albowiem data złożenia kompletnego zgłoszenia w Urzędzie Patentowym jest datą decydującą o pierwszeństwie do uzyskania patentu, a tym samym determinującą stan techniki, który będzie brany pod uwagę przy ocenie wynalazku.

Zgłoszenie patentowe powinno obejmować m.in. podanie zawierające co najmniej: dane zgłaszającego, określenie przedmiotu zgłoszenia, tytuł wynalazku, dane twórcy wynalazku, wskazanie podstawy prawa do patentu, jeżeli zgłaszający nie jest twórcą wynalazku oraz wniosek o udzielenie patentu.

Zgłoszenie wynalazku powinno także zawierać opis wynalazku ujawniający m.in. dziedzinę techniki której dotyczy wynalazek, stan techniki znany zgłaszającemu i przydatny do zrozumienia wynalazku, ewentualne korzystne skutki wynalazku w odniesieniu do dotychczasowego stanu techniki, istotę wynalazku, figury rysunków, jeżeli zgłoszenie wynalazku zawiera rysunki, a także przykłady wykonania.

Kolejnymi elementami zgłoszenia patentowego są zastrzeżenia patentowe i skrót opisu oraz rysunki, jeżeli są one niezbędne do zrozumienia patentu. Zastrzeżenia patentowe wyznaczają zakres ochrony wynalazku, albowiem zawierają zasadnicze cechy, które odróżniają zgłoszony wynalazek od wcześniejszego stanu techniki. Zastrzeżenie patentowe popiera się opisem wynalazku, który powinien zawierać jasną informację na temat przedmiotu i charakterystycznych cech technicznych wynalazku oraz jego przeznaczenia.

Zgłoszenie patentowe może także obejmować np. dowód pierwszeństwa, jeżeli zgłaszający ubiega się o przyznanie mu uprzedniego pierwszeństwa lub pierwszeństwa z wystawy, czy pełnomocnictwo, jeżeli zgłaszający działa przez pełnomocnika – rzecznika patentowego. Do zgłoszenia należy w niektórych przypadkach dołączyć także inne dokumenty, które pomoże skompletować rzecznik patentowy, tak by odpowiadały one wymaganiom formalnym.

Aby zgłoszenie mogło zostać uznane za dokonane, musi obejmować co najmniej podanie oraz opis wynalazku i zastrzeżenia patentowe. W przypadku braku jednego z tych minimalnych elementów, Urząd Patentowy wzywa do uzupełnienia zgłoszenia pod rygorem umorzenia postępowania. Zgłoszenie uważa się za dokonane w dniu dostarczenia do Urzędu ostatniego brakującego dokumentu.

Po wpłynięciu zgłoszenia wynalazku, Urząd Patentowy rozpoczyna postępowanie zgłoszeniowe oraz ocenia zasadność wniosku o udzieleniu patentu, a także spełnienie przez patent przesłanek określonych w ustawie.